Wie Unternehmen ihre Personaldaten verwalten, kann schon ein bisschen abenteuerlich sein. Zumindest aus Perspektive der jungen HR-Experten von Personio. Excel Files und umständliche analoge Systeme sind auch im Jahr 2018 noch keine Seltenheit. Das Münchener Startup liefert mit seiner Software eine bessere Lösung: Stammdaten, Urlaubszeiten, Gehälter und Bewerberinfos – endlich übersichtlich an einem Ort! Das Besondere an Personio ist zudem, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf relevante Daten haben. Das schafft Transparenz und stärkt die Akzeptanz für weitere Digitalisierungsmaßnahmen in den Unternehmen, die Personio nutzen. Wir haben uns mit Gründer und CEO Hanno Renner über sein „HR-Betriebssystem“ unterhalten.

Hanno, ihr seid in nur drei Jahren vom Zwei-Mann-Team zum Startup mit 120 Mitarbeitern gewachsen. Das ist ziemlich rasant. Wie habt ihr damals angefangen?

Einer unserer heutigen Gesellschafter arbeitete damals in einem 100-Mann-Unternehmen, das seine HR-Daten noch in Excel-Tabellen verwaltet hat. Das führte in der Firma immer wieder zu Schwierigkeiten. So sind wir auf die Idee für unsere Software gekommen. Wir haben diese dann sehr frühzeitig Unternehmen präsentiert und dabei festgestellt: Im HR-Bereich gibt es noch deutlich mehr Probleme. So konnten wir Personio zu dem weiterentwickeln, was wir heute das „HR-Betriebssystem“ nennen. – Eine Software, die den gesamten „Mitarbeiterlebenszyklus“ vom Recruiting über die Mitarbeiterverwaltung bis hin zur Mitarbeiterentwicklung abdeckt.

Wie habt ihr euch euren Kundenstamm aufgebaut?

Die ersten zehn bis 15 Kunden konnte ich über mein persönliches Netzwerk akquirieren. Leute, die ich in anderen Firmen kannte, haben mir Intros zu Personalverantwortlichen verschafft. Dann ging es darum, deren Bedürfnisse zu verstehen und ihnen unser Produkt zu zeigen bzw. zu verkaufen. Wir hatten das Glück, dass wir tatsächlich relativ schnell einen Bedarf decken konnten. Damals bin ich wirklich von Unternehmen zu Unternehmen gefahren, habe das Produkt präsentiert und versucht, Vertrauen zu schaffen. Heute verkaufen wir viel über das Telefon und Videokonferenzen. Die meisten Kunden kommen durch unsere Webseite und Empfehlungen auf uns zu.

Man hat öfter den Eindruck, dass der Personalbereich in puncto Digitalisierung in vielen Firmen noch recht stiefmütterlich behandelt wird. Welche Situationen findet ihr in den Unternehmen vor?

Definitiv, das ist auch für uns eine besondere Herausforderung. Was wir meistens vorfinden, sind Kunden, die Excel-Tabellen und andere analoge Files nutzen. Einige haben auch ältere Software-Lösungen, die wir dann ersetzen.

Gibt es manchmal noch Vorbehalte bei den Firmen, wenn sie von eurer Lösung erfahren?

Unsere Kunden haben sich meistens schon intern abgestimmt, wenn sie auf uns zukommen. Trotzdem gibt es manchmal Widerstände. Die größten Vorurteile sind zum einen, dass es viel Geld kostet, eine Software wie Personio einzuführen, und zum anderen, dass es lange dauert, die Daten zu synchronisieren. Tatsächlich bezahlt ein mittelständisches Unternehmen für unsere Lösung in der Regel etwa so viel wie für einen Praktikanten oder Werkstudenten, der neu eingestellt wird. Insofern ist das also ein recht überschaubarer Betrag. Der Zeitaufwand für die Implementierung liegt aktuell meistens bei drei bis sechs Wochen.

Inzwischen habt ihr über 900 Kunden. Darfst du uns einige davon nennen?

Wir haben ganz junge, schnell wachsende Startups unter unseren Kunden, die sich sehr früh aktiv nach einer Lösung umschauen, aber auch größere Unternehmen, wie Hello Fresh und Statista sowie verschiedene Stadtwerke. Manche unserer Kunden haben ihr HR-Management schon 20, 30 oder sogar 50 Jahre anders geregelt.

Habt ihr selbst das Gefühl, in solchen Situationen noch dazuzulernen?

Absolut. Ich denke auch nicht, dass dieser Lernprozess jemals abgeschlossen sein wird. Jeder Kunde ist individuell. Unser Tool ist zwar grundsätzlich sehr flexibel gestaltet, um die verschiedenen Anforderungen abbilden zu können. Aber es gibt auch immer wieder besondere Erfordernisse, die wir dann mitunter in unsere weitere Produktentwicklung einfließen lassen.

In welcher Hinsicht profitieren Kunden am meisten von eurer Software?

Die Zeitersparnis spielt sicher bei vielen Funktionen eine Rolle. Zum anderen helfen wir aber auch, für die Mitarbeiter Transparenz zu schaffen und die Teamzufriedenheit zu erhöhen. Die Angestellten können z.B. ihre Lohnzettel einsehen oder selbständig Urlaubstage eintragen. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, sich anhand der Daten besser aufs nächste Feedbackgespräch vorzubereiten. Personaler erkennen auf einen Blick, aus welchen Kanälen sich am besten Kandidaten für Stellen akquirieren lassen. Das sind alles Sachen, die helfen, einen besseren Überblick zu bekommen und vor allem bessere Entscheidungen zu treffen.

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